顛末書の書き方や書式と文例

顛末書（てんまつしょ）とは、自分の不注意などで会社等に損害を与えたりしたときに、上司や会社に対して、その事故の経過などの一部始終を報告し、謝罪するための文書のことを言います。顛末書の様式は特に決まっていませんが、発生の原因・経過・結末などを詳細に書かなければなりません。顛末書は、その字のごとく、顛(いただき)から末(すえ)までの意事の最初から最後までの事情、一部始終を書くことになります。顛末書を書くことは、会社をクビになるのではと心配する方もいらっしゃいますが、退職ということはないかと思いますので正直に書くことをおすすめいたします。就業規則に規定されている懲戒解雇に該当する行為をした場合は解雇となりますが、顛末書＝退職ではありません。あまり顛末書を書くことには、なって欲しくないものですが、いざという時には必要になってくるものなので、覚えておいて損はないかと思います。事件や物事が解決した場合に、提出する反省文の一種だとお考え下さい。

顛末書の書き方や書式は会社で定められていないのであれば、任意の書き方や書式でよいかと思います。まず、最初に事実関係をしっかり調査し、できる限り事実関係は正確に、かつ詳細でなければなりませんのでなるべく多くの情報を思い出して下さい。顛末書の書き方で、明らかにするべきなのは原因、経緯、結果、損害があれば損害額などです。その内容が過失である場合はその経緯が重要になります。また、内容が不祥事であるならばその動機・原因が何より重要になります。顛末書の文体は、事実をありのままに報告するためにあるのですから、本文部分はです・ます調でも、記書きの部分はである調のどちらでもよく、顛末書の書き方は、タイトルは、○○に関する顛末書とか顛末書だけでもでいいかと思います。まず、最初に起こったことの概要と経過の事実関係を書き、その次に来るのが原因の究明です。原因がわからず、ただの不注意だったときでも、私の不注意により〜と書き、そして原因を述べた後に、反省点や今後繰り返さないための具体的な対策などを記載し、もし不注意で起こしてしまったことであっても、不注意に陥らせる何事かがあったはずなので、その対策なども参考に書くとよい印象を与えるかと思います。

顛末書の文例をご紹介します。大きな会社等では顛末書の文例があるかもしれませんので、調べられて下さい。顛末書　平成XX年○月○日　商品部長○○○○殿　商品管理課　○○○○　印　平成XX年○月○日、株式会社△△△より受注しました商品「■■■」に関して、２０ケースの内、２ケースに合計２個の欠品が発生しましたので、調査結果を下記の通りご報告いたします。記　１．当社商品部担当○○は、○月○日に株式会社△△△より受注数２０ケースを確認し、発送の準備に取りかかった。２．当日は検品作業員の急病により、アルバイト要員が代替し、書面をきちんと確認せずに納品手続きをとった。３．今後は二度とこのようなことがないように、監督業務を徹底すること、納品のチェックは必ず二名以上で行うことを、ここに固くお誓い申し上げる次第です。以上（この顛末書の文例では、事実が生じた理由や経緯などを箇条書きにして、１箇条で１つの事項を説明し、あまり多くの行にわたらないようにしています。）